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Pour de nombreuses organisations à vocation sociale, le suivi de l’impact commence souvent par une simple feuille de calcul. Vous définissez vos résultats, vos produits et vos indicateurs, puis vous commencez à saisir des données, peut-être dans un format similaire à celui de la figure 1. Votre cadre d’indicateurs (les définitions de vos mesures) cohabite avec vos rapports d’indicateurs (les valeurs mesurées au fil du temps).
Lorsque vous disposez d’un tableau distinct pour les rapports sur les indicateurs, vous pouvez consacrer des champs spécifiques à l’explication des anomalies, à la documentation des ajustements, à la rédaction de comptes rendus ou à la prise en compte des détails de la mesure. Vos données deviennent ainsi beaucoup plus compréhensibles.
Pourquoi ce conseil apparemment contre-intuitif ? Comme nous l’avons appris, une table combinée unique devient rapidement désordonnée, sujette aux erreurs et difficile à gérer.
Vous trouverez ci-dessous une analyse des raisons pour lesquelles la séparation de vos données est une approche plus robuste et plus pérenne.
Il y a une manière intuitive et une meilleure manière. Nous croyons en la meilleure façon, mais nous croyons aussi qu’il faut rencontrer les gens là où ils sont. C’est pourquoi le modèle du Fonds de finance sociale ressemblera davantage à la méthode intuitive, avec des éléments de la structure à onglet unique. S’il devient désordonné, c’est le signe que vous êtes prêt pour une structure de données différente. N’hésitez pas à nous contacter, nous vous aiderons à migrer vos données vers une meilleure structure.
Le tableau présenté à la figure 1 semble clair et facile à comprendre, mais pour de nombreuses organisations, cette simplicité ne durera pas plus d’un an ou deux. Les organisations affinent généralement leurs mesures au fil du temps, au fur et à mesure qu’elles apprennent et s’adaptent. Ce tableau simple se transforme en un fouillis de textes, de chiffres et de cellules fusionnées à mesure que vous ajoutez de nouveaux indicateurs, modifiez la fréquence des mesures (mensuelle, trimestrielle, annuelle) et supprimez d’anciens indicateurs, comme le montre la figure 3. Cet enchevêtrement d’informations fait de l’analyse un cauchemar.
By separating the framework from the reports, changes to your indicators don’t break the structure of your historical data, keeping it clean and consistent.
Il est surprenant de constater qu’un simple tableau limite considérablement votre capacité à effectuer des analyses de données de base dans Excel ou Google Sheets. Les cellules fusionnées empêchent souvent les fonctions standard telles que les filtres et les tris de fonctionner correctement. En mélangeant des données annuelles, trimestrielles et mensuelles dans les mêmes colonnes (comme le montre la figure 3), il est difficile de créer des courbes de tendance ou d’agréger des totaux sans passer par des solutions manuelles, qui sont sujettes à erreur.
En séparant votre cadre d’indicateurs de vos rapports d’indicateurs, vous créez un système de données plus structuré, plus adaptable et, en fin de compte, plus utile. Cette séparation vous permet d’éviter les pièges courants de la gestion des feuilles de calcul, ce qui rend vos efforts de mesure d’impact plus précis et plus efficaces à long terme.
Dans un simple tableau, les notes et les explications concernant des points de données spécifiques (rapports d’indicateurs) sont souvent reléguées à des commentaires de tableur, comme le montre la figure 4. Ces commentaires sont difficiles à lire, facilement rejetés et difficiles à intégrer dans l’analyse.
En séparant le cadre des rapports, les modifications apportées à vos indicateurs ne cassent pas la structure de vos données historiques, ce qui permet de les garder propres et cohérentes.
