Réflexions sur la collaboration avec le Fonds pour les entreprises sociales de Terre-Neuve-et-Labrador

Le réseau d’entreprises sociales de Terre-Neuve-et-Labrador en est à sa deuxième année en tant que membre du Projet pilote éclaireur. Ce réseau promeut l’innovation sociale, renforce les entreprises sociales et développe l’écosystème de la finance sociale à Terre-Neuve-et-Labrador.

La participation au Projet pilote éclaireur s’aligne sur l’un des objectifs du réseau. Leur plan de projet stipule que « les membres du réseau bénéficieront du développement d’un cadre pour améliorer la collecte de données et le développement d’indicateurs afin d’aider à mieux développer des stratégies de financement social et de renforcement des capacités, d’évaluer la préparation à l’investissement, d’engager des investisseurs publics et privés, et de tirer parti des ressources ». Les sept membres du réseau sont le Centre for Social Enterprise – Memorial University, End Homelessness St. John’s, Food First NL, Newfoundland & Labrador Federation of Co-operatives, Community Sector Council Newfoundland & Labrador, Stella’s Circle et Choices for Youth.

Qu’est-ce que le Projet pilote éclaireur ? L’objectif du Projet pilote éclaireur est de voir comment l’adoption des quatre normes de l’Approche commune modifie le processus et les résultats de la mesure d’impact pour les organisations à vocation sociale (OPS), à la fois individuellement et au sein d’un réseau d’organisations apparentées. La première et actuelle étape de ce processus consiste à soutenir les membres du réseau dans l’adoption des Norme commune des données d’impact. et de la Pratiques essentielles communes]Pratiques essentielles communes. Pour en savoir plus sur le Projet pilote écluraire, cliquez ici.

Depuis le lancement du réseau pilote, l’Approche commune a offert un soutien continu par le biais de réunions de contrôle régulières avec la coordinatrice du réseau et de réunions, selon les besoins, avec les membres du réseau pour soutenir leurs progrès. Nous remercions Mariana Jiménez Ojeda, anciennement du Center for Social Enterprise, pour son travail en tant que coordinatrice du réseau au cours des premières étapes du processus, Gillian Morrissey pour son leadership intérimaire, et nous sommes maintenant ravis de travailler avec Nancy Leung dans le rôle de coordinatrice du réseau.

L’apprentissage par la pratique a été une caractéristique des deux premières années du réseau, non seulement pour les membres, mais aussi pour l’Approche commune et le Projet pilote écluraire. Ce qui suit est une réflexion sur les leçons importantes apprises et les connaissances acquises au cours de ce processus et sur la manière dont elles seront appliquées à l’avenir.

Tous les membres du réseau qui souhaitaient participer après la phase initiale d’entretien du Projet pilote éclur ont finalement pu signer officiellement leur accord de participation et de partage des données. Ce qui n’était pas prévu, c’était le délai entre l’entretien et la signature, qui allait de quelques semaines à plusieurs mois selon les organisations membres. Une variable clé a été l’obtention de l’approbation du partage des données, un processus dont la durée a été déterminée par les modèles de gouvernance de chaque organisation membre. Lors de la conception du partage des données pour le projet pilote, l’accent a été mis sur les aspects techniques et la mise en œuvre. Nous n’avions pas pleinement pris en compte les implications en matière de gouvernance lors de la conception du projet pilote ou de la sélection des réseaux du Projet pilote éclaireur.

L’accent mis sur les aspects techniques avait placé les organisations dans une bulle imaginaire où l’on supposait un niveau d’uniformité dans les processus d’approbation – ou du moins dans les délais. Le travail avec le réseau a fait éclater cette bulle et nous a permis de mieux comprendre les délais d’approbation des modèles de gouvernance plus larges.

Le membre principal du réseau, le Centre for Social Enterprise de l’Université Memorial (CSE), a donné un aperçu des modèles de gouvernance des grandes institutions telles que les universités. Le CSE a été créé à l’Université Memorial dans le cadre d’une collaboration entre la faculté d’administration des affaires, l’école de travail social et l’école de musique. Dans son travail, le CSE interagit directement avec les étudiants et traite les données les concernant.

Selon son site web, l’Université Memorial comptera près de 18 000 étudiants en 2024. Pour soutenir ce nombre important d’étudiants – ce qui implique de garantir la sécurité et la confidentialité de leurs informations – l’université dispose d’une vaste structure organisationnelle. Cette structure importante comprend des politiques et des normes de sécurité approfondies qui doivent être respectées avant tout partage de données.

Pour le CST, le processus d’obtention des approbations finales d’achat de logiciels progresse régulièrement à travers les diverses approbations et systèmes requis par une institution de cette taille et de cette complexité. Cela a donné à l’Approche commune un aperçu précieux des délais qui peuvent accompagner les membres de réseaux institutionnels tels que les universités.

Le gouvernement provincial est un autre modèle de gouvernance rencontré par le réseau. Deux membres du réseau, Stella’s Circle et Choices for Youth, font partie d’un projet pilote provincial de soutien au revenu. Les données collectées par Stella’s Circle et Choices for Youth font partie d’un système d’information plus large situé au sein du projet pilote de soutien au revenu et de ce projet pilote au sein du gouvernement provincial.

Comme dans le cas de l’Université Memorial, des politiques et des normes de sécurité uniques sont nécessaires pour partager même des données anonymes et agrégées sur les projets. De même, les processus d’approbation se déroulent en tandem avec d’autres processus d’approbation dans le cadre d’autres initiatives, programmes, bureaux et priorités du gouvernement. Ces processus sont très différents de ceux rencontrés par les membres du réseau qui utilisent des ensembles de données plus petits avec des autorisations d’utilisation directe. Stella’s Circle et Choices for Youth ont reçu des approbations de partage et acheté leur logiciel à l’issue d’un processus de 12 mois, dont nous savons maintenant qu’il est la norme pour les organisations participant à des initiatives similaires.

Réfléchir à ces enseignements nous a rappelé notre propre processus détaillé au début de la conception du Projet pilote éclaireur pour élaborer des formulaires de consentement au partage d’informations et recevoir l’approbation du comité d’éthique de la recherche de l’Université de Carleton. La longueur de ce processus n’était pas l’objectif – il s’agissait de s’assurer qu’une gouvernance forte sur les données personnelles et privées était facilitée d’une manière éthique. Il s’agit d’un objectif commun à toutes les organisations, et les délais varient pour s’assurer qu’il est atteint.

Une étape cruciale pour l’adoption de la Norme commune des données d’impact est la possibilité de partager des données structurées sous la forme d’un fichier JSON-LD. Nous avons supposé que cela se ferait toujours en exportant ce type de fichier à partir d’un logiciel aligné. Cependant, de nombreuses organisations s’appuient sur des feuilles de calcul. Les feuilles de calcul ne sont pas un substitut à une base de données relationnelle en raison de leur capacité limitée à représenter les relations d’un à plusieurs et de plusieurs à plusieurs des données des rapports d’impact. Cette dépendance à l’égard des tableurs peut constituer un obstacle à l’alignement des normes de données que certaines organisations ont du mal à surmonter.

Sur les sept membres du réseau, trois – CSE, Food First NL et la Newfoundland & Labrador Federation of Co-operatives – ont recherché des solutions alignées de type logiciel en tant que service (SaaS). Les quatre autres s’appuyaient sur des feuilles de calcul d’une manière ou d’une autre – End Homelessness St. John’s était déjà en train de migrer vers Salesforce, qui n’est pas actuellement un logiciel aligné. Stella’s Circle et Choices for Youth utilisent tous deux la base de données SaaS ARMS pour suivre les données de leurs projets, qui exporte les données au format CSV. Le Community Sector Council Newfoundland and Labrador souhaitait une solution basée sur un tableur pour tester la structure de ses données avant de s’engager dans une option SaaS.

Au début du projet pilote, il n’existait aucune solution basée sur une feuille de calcul capable d’exporter un fichier JSON-LD. Cette démonstration claire du besoin a conduit Approche commune à contracter le développement d’une extension Airtable et d’un add-on Excel aligné sur la norme de données qui pourrait exporter des fichiers JSON-LD. L’Approche commune a choisi Airtable parce qu’il ressemble suffisamment à un outil de feuille de calcul pour être familier aux utilisateurs d’Excel ou de Google Sheets. Cependant, il possède des fonctionnalités plus avancées qu’Excel ou Google Sheets qui permettent de relier les données entre elles comme dans une base de données relationnelle. Airtable fournit également de nombreuses ressources aux développeurs pour créer des extensions qui peuvent déplacer des données dans et hors de leur plateforme. Ces utilitaires devaient fournir une solution aux organisations qui s’appuyaient sur des feuilles de calcul.

extension Airtable

Tous les membres du réseau ont adopté avec succès la solution qu’ils avaient choisie – trois organisations ont opté pour le logiciel B.world et quatre pour l’extension Airtable. D’ici le 5 juin 2023, tous les membres ont soumis avec succès des fichiers JSON-LD valides répondant au niveau de base de la Norme commune des données d’impact, y compris ceux qui utilisent l’extension Airtable. Dans l’ensemble, l’adoption de la norme de données a été un succès jusqu’à présent. Nous espérons que l’extension Airtable aidera les futures organisations au sein et en dehors du Projet pilote éclaireur.

Dans le Projet pilote éclur, les membres réfléchissent aux données qu’ils collectent déjà pour déterminer les éléments de leur pratique de mesure d’impact qui fonctionnent bien. À partir de là, les membres peuvent voir s’il est possible d’élaborer un cadre ou un récit cohérent autour de leurs données. Le Projet pilote éclaireur vise à améliorer les processus de collecte et d’analyse des données en fonction des besoins et des capacités de chaque membre plutôt que de leur dire quelles données collecter ou partager ou quel cadre ou récit créer.

Lorsque les membres du réseau ont une pratique minimale de la mesure d’impact, cette étape est plus simple car la mise en œuvre d’un processus de base pour la collecte et l’analyse des données est l’objectif principal. La collaboration avec le réseau nous a montré qu’il est nécessaire d’être plus clair lorsqu’un réseau comprend le processus et se concentre sur l’optimisation des données elles-mêmes.

Dès les premières étapes du Projet pilote éclaireur, il est apparu clairement que le réseau visait plus que la maîtrise des données dans le cadre de sa participation au Projet pilote. Notre collecte de données de référence a montré que six des sept membres du réseau participant au projet pilote satisfaisaient pleinement aux Pratiques essentielles ; un seul avait probablement besoin d’un soutien modéré pour satisfaire à la norme minimale en matière de pratiques de mesure de l’impact. Toutes les organisations membres, sauf une, disposaient d’un personnel dédié à la mesure et à l’évaluation qui maîtrisait les données et possédait une grande expérience des logiciels, des données et de l’évaluation des programmes. En raison de leur haut niveau de maîtrise des données, le réseau ne s’est pas concentré sur les bases de la mise en œuvre de la mesure d’impact, mais sur le perfectionnement des pratiques existantes des membres et sur la mise en œuvre du partage des données.

La question du « comment » de la collecte de données ayant déjà été posée et résolue par la plupart des membres, nous avons rencontré beaucoup plus de questions « quoi » que prévu. Ce réseau cherchait à obtenir davantage d’informations sur les données à collecter et à partager, en se fixant des objectifs externes plutôt que de se concentrer sur les données et les mesures existantes.

L’un des principes directeurs des normes de l’Approche commune est de centrer les besoins des organisations à vocation sociale – telles que les membres du réseau du Projet pilote éclaireur – sur la mesure de l’impact. Il s’agit notamment de réfléchir au « quoi » des données et des mesures existantes et de se concentrer sur la capacité et la maîtrise des données de l’organisation – même si elles sont déjà à un niveau élevé – au lieu d’appliquer des objectifs externes créés sans ce contexte. Il peut s’agir d’un ajustement important pour les organisations habituées à travailler sur des mesures et des objectifs provenant de sources extérieures, telles que les organismes bailleurs de fonds.

Des conversations ont eu lieu avec les membres du réseau pour clarifier ce principe et le rôle des données dans la centralisation de leurs besoins. Une fois que les membres du réseau ont compris que les normes de l’Approche commune étaient conçues pour leur donner les moyens de décider ce qu’il fallait mesurer et comment, tout en leur permettant de partager ces données d’une manière utilisable avec d’autres personnes qui en ont besoin, ils ont pu se concentrer sur l’affinement des données que les membres du réseau collectaient déjà. Les questions sur les éléments à partager dans les rapports se sont basées sur les informations existantes et sur la manière dont elles peuvent être intégrées dans les résultats ou les indicateurs qu’ils peuvent associer aux thèmes d’impact primordiaux de leur réseau.

L’accent mis sur les objectifs en matière de données externes nous a montré la nécessité d’une plus grande clarté initiale sur le rôle des données. Cela signifie qu’il faut insister davantage sur l’importance pour les membres d’être des experts de leurs propres données afin qu’ils puissent identifier et centrer leurs besoins et travailler sur les besoins de partage de données de leurs réseaux. Nous remercions le réseau pour son ouverture d’esprit et son engagement continu dans le processus !

Le réseau Pilot nous a permis de réagir à de nouvelles leçons et de mettre en œuvre ce que nous avons appris en temps réel. Il y a quelque chose à dire sur le fait d’être tenu en haleine, mais dans le but de garder les pieds fermement ancrés, nous réfléchissons à ce que nous avons appris et à la manière dont nous pouvons les mettre en œuvre de manière proactive à l’avenir :

• La diversité des processus d’approbation selon la taille des institutions et les modèles de gouvernance conduira à des délais de mise en œuvre plus variés que prévu parmi les membres du réseau. Nous tiendrons compte de ces informations au début des futurs projets pilotes pour nous aider à établir des calendriers plus réalistes et plus souples.
• Nous savions que l’utilisation du logiciel serait difficile, et il est devenu évident que nous avions besoin d’un programme utilitaire de données pour relever ce défi et aider les organisations basées sur des feuilles de calcul à s’aligner. Nous avons créé notre extension Airtable pour répondre à ce besoin.
• Nous avons besoin d’un message clair sur le rôle des données dans le Projet pilote éclaireur, sur l’accent mis sur les données et les processus existants des membres, et sur la manière dont cela diffère de l’accent mis sur les critères de réussite provenant de sources extérieures telles que les organismes bailleurs de fonds. Nous incluons ce message dans le processus d’admission des futurs projets pilotes afin de garantir la compréhension des membres.

Quelles sont les prochaines étapes ? Une fois que tous les membres auront approuvé l’achat du logiciel de leur choix, les membres du réseau seront prêts à commencer à partager et à agréger des données. Nous sommes impatients de voir comment les normes de l’Approche commune peuvent créer des opportunités de collaboration flexible entre les OPS qui utilisent des indicateurs différents.

Nous nous réjouissons d’apprendre davantage avec et de ce réseau au fur et à mesure que le Projet pilote éclur se poursuit, et nous remercions les membres pour leur participation enthousiaste !